A partire dal 25 maggio 2018 sarà direttamente applicabile in tutti gli Stati membri il Regolamento Ue 2016/679, il noto GDPR (General Data Protection Regulation) relativo alla protezione delle persone fisiche e riguardante la gestione del trattamento e la libera circolazione dei dati personali.
La tua azienda è già pronta?
Cosa cambierà nella gestione dei dati con il nuovo regolamento?
I nuovi obblighi impatteranno sull’attività dei Dipartimenti HR, ridefinendo quali sono i dati sensibili. dove si trovano, se sono in sicurezza e se sono aggiornati; ove richiesto dalla situazione aziendale, sarà prevista la nomina di un Data Protection Officer.
Se si gestiscono le informazioni personali di un candidato è necessario averlo informato correttamente sulle finalità del trattamento, sulle modalità dello stesso e sui suoi diritti, senza dimenticare la raccolta esplicita e consapevole del suo consenso per poterne utilizzare i dati personali a fini aziendali. Per poter adempiere a tutto ciò è opportuno:
- memorizzare i dati personali di qualsiasi individuo in modo sicuro.
- Informare in modo corretto i candidati.
- Raccogliere i consensi in modo “inalienabile”.
- Aggiornare i dati.
- Garantire i diritti dei candidati.
Sembra quindi diventare inevitabile l’adeguamento dei processi di recruiting e dei suoi strumenti informatici alle imminenti regolamentazioni europee del nuovo GDPR.
Gestire il GDPR con un software ATS. Per un recruiting senza pensieri.
Se il tuo recruiting è ancora basato su strumenti standard di archiviazione CV in cartelle e sulla gestione delle candidature con fogli Excel, la gestione della nuova normativa sarà di difficile applicazione ed i rischi di incorrere in mancata tracciabilità delle informazioni porteranno al reale rischio di incorrere in sanzioni che possono arrivare fino al 4% del fatturato aziendale.
È necessario essere conformi (GDPR compliance) a queste nuove normative modificando alcune funzionalità degli strumenti software dedicati al recruiting. Potrebbe anche essere necessario ottenere un nuovo permesso da parte dei candidati presenti in DB per gestire i propri dati. Dovrai inoltre essere in grado di rintracciare quando e come hai ottenuto i dati in tuo possesso.
Performa Recruit è GDPR Compliance
Il nostro Applicant Tracking System è già conforme al nuovo GDPR europeo di gestione del Consenso al Trattamento dei Dati Personali, che porta cambiamenti radicali e positivi nel processo di selezione e riduce ai minimi termini lo sforzo richiesto al team HR.
Grazie a 4 funzionalità introdotte, la gestione della privacy viene automatizzata:
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Nuova gestione nella raccolta e conservazione del Consenso al Trattamento dei Dati Personali. Due differenti modalità di gestione e raccolta del consenso da curricula arrivati in risposta ad annunci e da curricula invece già presenti in database.
- Gestione di email automation per la richiesta di aggiornamento del Consenso al trattamento dei dati.Il vero cuore che permette di gestire il nuovo GDPR è il Modulo Privacy di Performa, che comprende:
- La definizione da parte dell’azienda del periodo di validità della privacy.
- La gestione automatizzata dei tempi di risposta alla email di consenso.
- Uno strumento di invio massivo della richiesta di aggiornamento.
3. Stato del tuo database: STATO PRIVACY
L’intero processo di richiesta e gestione di tutti i Trattamenti dei dati verrà visualizzato in modo intuitivo attraverso filtri e simboli che ne definiscono lo stato (VALIDO, SCADUTO, IN SOSPESO).
4. Sicurezza ed automatizzazione dell’intero iter di raccolta e salvataggio
E’ il passaggio più importante per essere conforme alla nuova direttiva europea sul GDPR. Performa Recruit permette il salvataggio sicuro dei tuoi processi attraverso la creazione di log per la raccolta e l’analisi dei dati tracciati.
