organizzare colloquio di lavoro
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Come organizzare e gestire un colloquio di lavoro efficace

Best practice e consigli per un recruitment di successo

Attrarre candidati in linea con la posizione aperta con una job description efficiente è solo il primo passo: il colloquio di lavoro resta la fase cruciale del processo di selezione del personale. È infatti in questo stadio che il recruiter incontra per la prima volta il candidato e ha modo di valutarlo più attentamente.

Eppure accade non di rado che la sua preparazione venga sottovalutata. Per condurre un colloquio realmente efficace, i recruiter dovrebbero infatti tenere in considerazione una serie di elementi: definire un calendario da condividere con il team HR e individuare le migliori domande da fare sono solo alcuni esempi.

Come organizzare un colloquio di lavoro

 

Sembrerà scontato da dire, ma una delle cose più importanti che un recruiter possa fare prima del colloquio è studiare attentamente il curriculum: in questo modo non solo individuerà in anticipo quali aspetti approfondire durante l’intervista, ma farà capire al candidato che gli ha dedicato del tempo.

Molto utile in questa fase di preparazione è stilare un elenco di domande di rito per testare soft e hard skill dei candidati. Annotarne le risposte, inoltre, può servire per mettere a confronto in modo semplice e veloce i responsi ottenuti da tutti gli intervistati.

Organizzare l’appuntamento con il team HR è importante per stabilire in partenza quali e quanti membri del team HR prenderanno parte al colloquio; da lì si potrà pianificare un calendario da condividere con il gruppo.

I colloqui telefonici tra recruiter e candidato non sempre si svolgono in condizioni ottimali: inviare una mail di riepilogo per fornire al candidato tutte le informazioni relative al colloquio (indicazioni su come raggiungere la sede, nome e recapiti dell’intervistatore) non è solo indice di cortesia, ma alle volte può risultare indispensabile, soprattutto in caso di colloqui di gruppo o assessment.

Le interruzioni durante un colloquio di lavoro possono essere snervanti e compromettere quel clima di fiducia che l’intervistatore è riuscito a ottenere per mettere a proprio agio il suo interlocutore. Scegliere un luogo appropriato sarà dunque fondamentale.

Come gestire l’intervista di lavoro

 

Terminata la fase di preparazione del colloquio di lavoro, è il momento di passare all’azione. Sono diversi gli accorgimenti che un recruiter può prendere al fine di gestire con successo un’intervista di lavoro.

Vediamoli insieme:

  1. Presentarsi: per accogliere al meglio il candidato e metterlo tranquillo, si può iniziare raccontando qualcosa di sé e fornire qualche informazione generica sull’azienda.
  2. Descrivere la posizione lavorativa: il testo relativo all’offerta di lavoro dev’essere già di suo chiaro e completo, ma in sede di colloquio occorre andare più nello specifico e raccontare qualcosa, per esempio, sulle metodologie di lavoro e sui traguardi raggiunti nell’ambito di riferimento.
  3. Rivedere esperienze e competenze riportate sul CV: se all’interno del curriculum sono presenti specifiche posizioni lavorative e competenze calzanti per la posizione aperta, bisogna approfittarne per chiedere ulteriori dettagli. Questo passaggio serve anche per mettere alla prova le capacità di espressione e di comunicazione del candidato.
  4. Informarsi sugli obiettivi di carriera del candidato: per comprendere quali siano gli obiettivi di carriera dell’intervistato si possono porre domande generali sui suoi interessi professionali, così da stabilire se potrebbero essere in linea con quanto offerto dalla posizione aperta.
  5. Porre domande sul ruolo: il colloquio è il momento più prezioso per esplorare quali siano le motivazioni che hanno portato alla candidatura. Il passo seguente sarà indagare le ragioni che hanno spinto il candidato a scegliere proprio la tua azienda e non un’altra.
  6. Scoprire cosa sa l’intervistato dell’azienda: collegandoci al punto precedente, apprendere quanto il candidato sia informato sull’azienda è un modo efficace per testare il suo grado di interesse verso l’azienda stessa. Più riesce ad argomentare e a fare domande che dimostrino una certa conoscenza, più sarà evidente quanto è sincero il desiderio di lavorare presso la tua realtà.
  7. Prendere appunti: annotare le informazioni più importanti, come risposte a specifiche domande o comportamenti che possono aver rivelato qualcosa in più sul candidato, è utile per rivivere facilmente ogni singolo colloquio senza dover fare affidamento sulla memoria, col rischio di confondersi. Si consiglia comunque di non perdere troppo il contatto visivo con l’interlocutore e di fargli capire costantemente che lo stai ascoltando.
  8. Spiegare in modo chiaro il processo di recruiting, ovvero quali sono le fasi successive al primo colloquio e tra quanto, indicativamente, potrebbe ricevere un tuo feedback (anche in caso di esito negativo).
  9. Concedere spazio per le domande: per quanto ci si sforzi di chiarire ogni punto, qualcosa può sempre sfuggire: il candidato dovrebbe avere la possibilità di porre domande per eliminare perplessità relative all’azienda, all’eventuale team di lavoro o alla posizione stessa. Allo stesso tempo serve a valutare se l’interesse è ancora presente al termine del colloquio.

Scopri come rendere più efficiente l’organizzazione dei tuoi colloqui

 

Organizzare i colloqui in modo preciso e assicurarsi di svolgerli nel modo più efficace possibile sono operazioni che richiedono tempo e attenzione. Esistono alcuni strumenti che possono aiutare i recruiter a migliorare la loro esperienza di lavoro.

Un software ATS come Performa Recruit può rendere più agili e veloci alcune fasi del processo di selezione. In particolare, nel caso dei colloqui di lavoro consente di:

  1. Pianificare i colloqui utilizzando il calendario interno a Performa Recruit, il quale consente di ritrovare le stesse informazioni sui calendari personali, attraverso una sincronizzazione immediata. In questo modo si possono condividere in tempo reale le informazioni con tutti i membri del team HR, ottimizzando così la programmazione dei colloqui.
  2. Mandare e-mail ai candidati con istruzioni in caso di inviti ad assessment center o colloqui di gruppo.
  3. Inviare e-mail ai candidati per informarli sull’iter di selezione. Ai candidati occorre sempre fornire un feedback, anche in caso di esito negativo, per correttezza e per non danneggiare l’immagine aziendale. Performa Recruit dispone di un set di strumenti di gestione di e-mail automatiche per informare i candidati sullo stato del processo di selezione.
  4. Monitorare lo stato del candidato per verificare a che punto sono le candidature e condividere le informazioni con gli altri recruiter, in modo che siano sempre aggiornati sull’iter di selezione.
  5. Utilizzare le “note da colloquio”, uno spazio dove riportare gli appunti presi durante l’intervista di lavoro, da condividere con tutti i membri del team di assunzione, così che possano vedere a colpo d’occhio l’andamento dei colloquii.

Il nostro suggerimento è quello di affidarsi agli strumenti disponibili nella suite di Performa Recruit per automatizzare alcuni dei processi relativi alla pianificazione e alla gestione dei colloqui. Ottimizzando i tempi e migliorando l’organizzazione, potrai dedicare più tempo e attenzione ai candidati.

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