Regole e consigli da seguire per una job description perfetta

Regole e consigli da seguire per una job description perfetta

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Regole e consigli da seguire per una job description perfetta

Nonostante le job description siano l’elemento chiave per la ricerca dei candidati, non è raro imbattersi in testi approssimativi e incompleti. Questo perché spesso si tende a improvvisare o a decidere in maniera del tutto casuale a cosa dare importanza e quali informazioni omettere: niente di più sbagliato!

Dalla job description dipendono infatti molti dei risultati, di conseguenza è assolutamente fondamentale che sia redatta rispettando una serie di regole, che sia ottimizzata per il web e che venga vista anche come ulteriore elemento di crescita dell’Employer Branding aziendale.

Vediamo allora quali informazioni non possono mancare in una job description, come scriverla in maniera efficace e come renderla un valido strumento per migliorare la reputazione dell’azienda.

Che cos’è la job description e a cosa serve

La job description è, letteralmente, la “descrizione della posizione”, cioè di un ruolo professionale all’interno di un’organizzazione. Il suo scopo è dunque quello di spiegare nel dettaglio la posizione lavorativa.

Comprende diverse sezioni:

- mansioni: compiti, doveri, responsabilità;

- requisiti: studi, competenze tecniche, abilità comportamentali, esperienze;

- aspetti organizzativi: riporto gerarchico, inquadramento contrattuale, retribuzione, benefit, opportunità di carriera.

Questi elementi sono importanti, perché la job description è lo strumento fondamentale della ricerca di personale: è infatti il testo che viene pubblicato dall’azienda o dalla società di recruiting per avviare il processo di selezione.

Chi scrive la job description?

Questa è una domanda frequente e dalla risposta tutt’altro che scontata. Quando si tratta di redigere una job description, spesso si pensa che sia compito del recruiter. In realtà, sebbene un professionista HR possa senz’altro conoscere gli aspetti organizzativi da inserire nella job description, non è detto che sia così anche per quel che riguarda mansioni e requisiti: esistono ruoli molto specifici o molto tecnici che non sempre è facile descrivere, soprattutto se non si possiede una conoscenza approfondita delle attività richieste.

La soluzione migliore è sempre quella di una collaborazione costante tra l’area HR e il responsabile funzionale della posizione da ricoprire: in questo modo sarà possibile esaminare nel dettaglio tutti gli elementi necessari per essere sicuri di ottenere una job description chiara ed esaustiva.

Da dove iniziare per redigere una job description: la job analysis 

La job description non è solo un elenco di competenze, soft skills e responsabilità: è, come abbiamo detto, lo strumento principale per trovare il candidato migliore.

Prima di passare alla fase della scrittura, è dunque essenziale conoscere a fondo la posizione da descrivere, al fine di attirare i candidati realmente interessati al ruolo. Qui entra in gioco la job analysis, ovvero il processo di raccolta delle informazioni relative a un ruolo professionale.

Questi dati possono essere ottenuti da diverse fonti, tra le quali:

  • Interviste al responsabile funzionale della posizione o a dipendenti/collaboratori che ricoprono (o hanno ricoperto) lo stesso ruolo;
  • job description già stilate in precedenza, per la stessa posizione o per ruoli simili;
  • la ricerca e l’analisi di job description analoghe pubblicate sui portali per il lavoro.

Sarà così possibile confrontare e integrare le informazioni provenienti da diverse fonti, allo scopo di identificare e dettagliare gli elementi necessari per la job description.

Come scrivere una job description efficace

Una volta raccolti tutti i dati, bisogna organizzarli e trasformarli in un testo: la job description. La regola fondamentale da tenere sempre a mente è che la job description è uno strumento di comunicazione dell’azienda rivolto a un pubblico specifico, quello delle persone in cerca di lavoro: come tutti i mezzi di comunicazione deve quindi tenere conto dei destinatari, dell’obiettivo da raggiungere, dei contenuti e della forma con cui confezionare il messaggio. Tutto questo contribuirà a dare un’idea precisa dell’azienda e potrà influire sia sul risultato, ovvero l’assunzione del miglior candidato, sia sull’employer branding aziendale.

Vediamo dunque quali sono i 7 elementi che compongono una job description e come usarli in modo efficace.

  1. Job Title (ruolo)

Bando al gergo aziendale e a titoli “alternativi” o fantasiosi: il ruolo da ricoprire deve essere chiaro e specifico, in linea con gli standard utilizzati nel settore di attività, per evitare di attrarre i candidati sbagliati e tenere lontani quelli idonei. Per un titolo realmente efficace, è consigliabile inserire al suo interno le parole chiave più appropriate.

  1. Il profilo

Dopo il titolo, è utile scrivere un sintetico profilo della posizione, che ne presenti gli aspetti fondamentali: poche righe essenziali e in grado di attirare l’attenzione dei candidati, per invogliarli a proseguire nella lettura.

  1. Descrizione dell’azienda

In molti annunci queste informazioni si trovano alla fine, in altri ancora non sono nemmeno presenti. L’ideale sarebbe invece presentarsi subito: la job description dovrebbe infatti mostrare la visione e i valori dell’azienda, per essere appetibile agli occhi dei candidati.

  1. Mansioni e responsabilità

È una sezione chiave della job description: un elenco dettagliato dei compiti previsti dalla posizione dà ai candidati la possibilità di capire se sono adatti per quel ruolo, soprattutto se prevede responsabilità particolari.

  1. Il riporto gerarchico

Indicazioni sul posizionamento del ruolo e sulle posizioni a cui risponde: a chi dovrà fare riferimento il candidato? Sono informazioni importanti, che aiutano a fornire un quadro più ampio su come il ruolo viene considerato in azienda e per capire le potenzialità che ci sono in termini di percorsi di carriera.  

  1. Competenze e skills

All’interno di questa sezione devono essere delineati in modo dettagliato ed approfondito tutti i requisiti richiesti. Quelli tecnici possono includere formazione, esperienza, competenze tecniche, certificazioni. A questi possono aggiungersi le soft skills, abilità trasversali come la capacità comunicativa o il team working, a seconda della posizione da ricoprire.  

  1. Contratto di lavoro

L’inquadramento contrattuale, la durata dell’attività, la retribuzione annua lorda ed eventuali benefit sarebbero da includere sempre. Molte aziende, tuttavia, preferiscono discuterne a voce con i candidati.
Inserire queste informazioni già nella job description può fare la differenza per un’azienda, con un impatto positivo sulla sua reputazione. Oggi i migliori talenti cercano infatti più di un semplice stipendio: sono le sfide e le opportunità di carriera che più di tutto giocano un ruolo importante nella loro scelta definitiva.

Infine, è il caso di ricordare che cosa una job description non deve contenere: discriminazione sull’età, sul sesso e sulla nazionalità dei candidati, vietate per legge.

La job description come strumento di employer branding

Da quanto abbiamo detto emerge l’importanza della job description non solo per le ricerche di personale, ma anche come strumento per aumentare la reputazione dell’azienda come datore di lavoro, ovvero l’employer branding. Una job description realmente incisiva contiene tutte le informazioni necessarie ai candidati per valutare la posizione e la cultura aziendale: delineare con chiarezza i motivi per cui un candidato dovrebbe lavorare per la tua azienda, non potrà che avere un effetto positivo sull’immagine aziendale. Al contrario, annunci poco trasparenti e incompleti terranno lontani i candidati migliori.

Ricorda: ogni volta che si scrive una job description non si sta puntando solo ad assumere una persona: si sta presentando l’azienda in quanto luogo di lavoro.

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