“È costoso”, “è complicato”, “è superfluo”. Gli HR di piccole e grandi aziende hanno, da sempre, vari pregiudizi sull’introduzione di un software per le Risorse Umane nel loro lavoro quotidiano.
Come possiamo sfatare questi pregiudizi? In realtà molte di queste convinzioni sono state naturalmente superate dalla tecnologia e dalle necessità di un settore in continua evoluzione. Scopriamo comunque, nel dettaglio, perché si tratta di pregiudizi da sfatare e perché, al contrario, questi strumenti informatici sono ormai indispensabili in ogni azienda.
Performa ha voluto capire meglio, raccogliere e raccontare la sua quotidiana esperienza, identificando i 5 pregiudizi più diffusi sui software per le Risorse Umane:
1. “I software per le Risorse Umane sono SOLO per le Aziende di grandi dimensioni”
Assolutamente no. Spesso si ritiene che le applicazioni informatiche siano pensate solo per le società di grandi dimensioni, che devono gestire molti collaboratori.
In realtà un software per la gestione HR può risolvere molti problemi anche nelle aziende più piccole, che spesso non hanno un HR manager dedicato ed all’interno delle quali il recruiting viene affidato a chi si occupa anche di contabilità e paghe. L’introduzione di un software HR porterebbe all’ automazione di molte operazioni, come la raccolta e la scrematura dei CV, la pubblicazione degli annunci di lavoro su più piattaforme gratuite e la gestione automatizzata del GDPR.
I software per le Risorse Umane rispondono alle esigenze anche delle realtà più piccole perché spesso sono SCALABILI e offrono abbonamenti specifici per le esigenze delle più piccole realtà.
2. “Un software per le Risorse Umane toglie importanza al responsabile del personale”
Pregiudizio molto diffuso tra gli HR ed i selezionatori di medie e grandi aziende, che vedono l’automazione come una minaccia e rimangono scettici sulla possibilità che una “macchina” possa sostituire l’uomo in un’attività complessa come la loro.
In realtà un software HR non svolge il lavoro dell’HR manager e non lo sostituirà mai. Aiuta semplicemente a velocizzare e migliorare il lavoro del singolo HR o di un piccolo team di selezione: al software vengono infatti delegate le azioni più di routine, come il data-entry o l’apertura di centinaia di CV non in linea con le offerte, operazioni che sottraggono tempo prezioso alla Selezione.
Tra i vantaggi più evidenti nell’introduzione di un software per le Risorse Umane vengono segnalate, senza ombra di dubbio, il risparmio di tempo e l’efficienza: gli strumenti informatici permettono di raccogliere informazioni in modo molto più veloce e funzionale rispetto ai tradizionali fogli Excel da compilare a mano, e danno inoltre la possibilità di valutare i processi attraverso l’analisi dei dati.
Il manager può così dedicarsi a funzioni più rilevanti e strategiche, come l’organizzazione, la pianificazione, la relazione con i collaboratori. In sostanza, quindi, un software dedicato rende il ruolo del responsabile del personale ancora più efficace all’interno dell’organizzazione.
3. “Un software per le Risorse Umane sarà complicatissimo da utilizzare”
Dietro a questo pregiudizio spesso si nasconde il “timore” di affrontare l’ormai incombente digital trasformation. I selezionatori e gli HR sono inevitabilmente chiamati ad aggiornare le proprie competenze con brevi momenti di formazione, per lo più a livello digitale.
In realtà, le soluzioni software per le Risorse Umane cercano di risolvere i problemi utilizzando interfacce utenti semplici ed intuitive. L’80% dei nostri clienti, grazie alla facilità riscontrata nell’utilizzo del software per la selezione, non ha in realtà mai usufruito di ore extra di formazione .
“Cosa che ne sarà del nostro database?” Offrire una soluzione semplice e professionale ad una richiesta così gravosa per il recruiter lo rassicura immediatamente. I software HR, come i nostri, portano infatti standard di sicurezza elevati, spesso accompagnati da servizi di backup e disaster recovery, come da direttiva GDPR europea.
Introdurre un software per le Risorse Umane, quindi, non complica il lavoro, ma porta ad un miglioramento di tutto il processo di selezione in termini di tempo, denaro e sicurezza.
4. “I software per le Risorse Umane saranno sicuramente molto cari”
Questo poteva essere in parte vero fino ad alcuni anni fa, quando le soluzioni informatiche dovevano essere installate direttamente in azienda, con costi elevati di acquisto e di gestione.
In realtà, con la tecnologia cloud, al giorno d’oggi qualunque azienda può permettersi un software HR: i costi sono molto ridotti ed abbordabili per tutti i tipi di business, dal libero professionista alle PMI ed alle grandi aziende. I benefici immediati dell’uso di soluzioni Cloud consistono nell’abbattimento dei costi hardware e software: manutenzione e risoluzione di problemi saranno a carico del fornitore del servizio as a service.
5. “Perché usare un software per le Risorse Umane…ho il mio file excel”
Un pregiudizio limitante ma molto diffuso fino a qualche tempo fa; grazie all’introduzione della normativa europea sul trattamento dei dati personali, però, si è avuta una grande spinta verso il superamento di questo preconcetto: aziende e professionisti HR hanno dovuto pensare a nuove modalità di raccolta e salvataggio dei consensi. Per esperienza possiamo affermare che il prospect interessato, appena intuisce la possibilità di avere un GDPR totalmente automatizzato, dopo il periodo di prova di 15 giorni diventa inevitabilmente un nuovo cliente. Per noi ha funzionato così nel 70% dei casi!
Perché scegliere un software per le Risorse Umane: i vantaggi per la tua azienda
Sgomberato il campo dai pregiudizi, restano tutti i punti a favore: un adeguato strumento informatico può aiutare le imprese di qualunque dimensione a risolvere i mille problemi quotidiani della gestione del personale.
Ecco i principali benefici che un software HR può portare in un’azienda:
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Produttività
poter automatizzare molte funzioni ripetitive permette di avere molto più tempo da dedicare alla ricerca di candidati validi da inserire in Azienda , rendendo più efficiente il lavoro di tutta l’area risorse umane.
Un esempio: la raccolta e lo screening dei CV e la pubblicazione degli annunci in contemporanea su diverse piattaforme sono due attività che possono essere facilmente automatizzate, con un notevole risparmio di tempo, risorse e costi.
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Competitività
strumenti e tecnologie avanzate di Employer Branding aiutano l’azienda a presentarsi in modo innovativo sul mercato ed a trovare ed assumere i talenti migliori.
Un esempio: avere un database centralizzato offre la possibilità di individuare velocemente le risorse potenzialmente idonee per una ricerca; un ATS (Application Tracking System) permette inoltre di comunicare direttamente con i candidati, fornendo loro un feedback sul processo di selezione.
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Conformità
il rispetto delle normative sul trattamento dei dati personali e sulla privacy è fondamentale ed un software dedicato è indispensabile per non correre il rischio di incorrere in sanzioni fino a 20 milioni di euro!
Un esempio: il GDPR, il regolamento europeo in vigore dal 2018, impone ai recruiter di tracciare l’intero processo di ricerca e selezione del personale; ciò non è possibile con i tradizionali sistemi di raccolta dei dati, come fogli Excel e cartelle di file, ma richiede necessariamente un software.
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Misurazione
solo con una soluzione informatica è possibile avere a disposizione tutti i dati necessari per analizzare i processi, valutare le performance e di conseguenza adottare le strategie più efficaci per il miglioramento.
Un esempio: avere in tempo reale grafici e report permette di valutare le metriche del processo di recruitment, come il Time to Hire, e quindi di migliorare il ritorno sull’investimento.
Performa ogni giorno con il suo team di lavoro cerca di rispondere ai pregiudizi con fatti e numeri a supporto.
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