Sommersi dalle informazioni sui dipendenti? Ecco come gestirle al meglio

Sommersi dalle informazioni sui dipendenti? Ecco come gestirle al meglio

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Sommersi dalle informazioni sui dipendenti? Ecco come gestirle al meglio

Dopo varie ricerche e colloqui, hai selezionato quella che per te è la risorsa più idonea a ricoprire il ruolo. Bene, e adesso? Terminato il processo legato agli aspetti contrattuali in sede di assunzione, compresi quelli economici, la nuova risorsa entra a far parte dell’azienda. Da qui comincia una nuova fase e sono tanti i fattori che vanno presi in considerazione: il nuovo dipendente potrebbe dover fare delle trasferte, seguire corsi di formazione, prendere un permesso o qualche giorno di ferie.

Insomma, anche dopo l’assunzione sono tanti i compiti che spettano a un HR; tra questi, ricordiamo:

  • la pianificazione di interventi volti a migliorare le performance dei singoli dipendenti, ma anche degli stessi reparti cui appartengono;
  • la gestione di training e formazione e il conseguente monitoraggio delle performance;
  • la responsabilità di gestire avanzamenti di carriera e politiche di compensation (benefit non solo economici);
  • l’elaborazione di strategie di employer branding per coinvolgere il lavoratore e renderlo partecipe della cultura aziendale anche attraverso attività di di team building.

La difficoltà maggiore sta nel riuscire a gestire al meglio tutti questi compiti e riportare all’HR manager e alle altre figure professionali che non sono direttamente coinvolte nel processo di gestione delle risorse umane.

Le informazioni del "dopo assunzione" che rischiano di sommergerti

Per la gestione dei dipendenti, molte aziende ancora oggi si affidano a fogli di calcolo o a documenti cartacei. Eppure, questo modo di conservare i dati relativi ai dipendenti potrebbe risultare poco pratico e richiedere più tempo del dovuto. Basti pensare alla quantità di informazioni e di dati raccolti in tutte le fasi precedentemente descritte. Quanti corsi di formazione professionale seguono durante l’anno i tuoi dipendenti? E quante sono le attività svolte fuori sede ogni mese? E quando l’estate si avvicina e i dipendenti iniziano a mandare le richieste di ferie? Senza una gestione ottimale di queste informazioni, finiresti per ritrovarti la scrivania sommersa da pile di documenti prima ancora che possa rendertene conto.

Nemmeno coloro che hanno abbandonato la gestione cartacea di CV e anagrafiche dei dipendenti in favore di Excel hanno risolto il problema: reperire le informazioni delle risorse quando servono richiede tempo, poiché la ricerca non è immediata. Excel è indubbiamente uno strumento molto conosciuto, in qualche modo familiare, ma è ormai poco adatto per questo campo e, più l’organizzazione cresce, più diventa complesso gestire in questo modo il personale.

C’è una tendenza diffusa ad affidarsi al web per individuare template relativi, ad esempio, alla pianificazione assenze dei dipendenti o per la gestione delle note spese e trasferte. Altre volte capita di dover ricorrere a tutorial interamente dedicati a un argomento specifico per comprendere come utilizzare alcune funzioni.

Ma è davvero necessario perdere così tanto tempo?

Gli HR si ritrovano spesso a dover rivedere le loro priorità e a fare i conti con scadenze che si sovrappongono e richieste improvvise.

Perché, allora, non rendere anche il reparto HR strategico al pari di altri dipartimenti con l’utilizzo di strumenti dedicati? I problemi che potresti risolvere sono molti, tra questi:

  • Perdite di tempo: i dati, che dovrebbero essere facilmente accessibili, sono spesso difficili da rintracciare;
  • Errore umano: utilizzare tabelle, o comunque annotare le informazioni manualmente, aumenta le probabilità di trascrivere dati in maniera errata o poco accurata;
  • Analisi manuale delle performance: dati, numeri e informazioni di qualsiasi tipo, devono essere rielaborati manualmente per essere riportati all’HR manager o al management aziendale;
  • Mancanza di un modello comune: una diversa metodologia di organizzazione di file e tabelle rischia di diventare un serio problema nel momento in cui dovesse essere necessario l’intervento di altri colleghi;
  • Dipendente passivo: anziché essere posta al centro, la risorsa è passivamente coinvolta nel processo di gestione.

L’organizzazione del lavoro è fondamentale e la tecnologia può davvero rivelarsi un valido alleato in questo senso.

Ecco come gestire al meglio le informazioni dei dipendenti

Giunti a questo punto puoi scegliere di arrenderti e lavorare con fogli e tabelle alla ricerca delle informazioni di cui hai bisogno. Oppure, potresti provare a cambiare strada, senza paura, e scoprire un nuovo modo di gestire i tuoi dipendenti.

Come? Attraverso software dedicati alla gestione delle risorse umane, che ti consentiranno in modo più semplice di:

  • Far crescere il dipendente: gestendo facilmente il processo di formazione, i feedback e le performance dei dipendenti, così da avere tutte le informazioni utili per predisporre i piani di sviluppo aziendale;
  • Gestire il dipendente dentro e fuori l’azienda: tenendo sotto controllo presenze, nota spese e trasferte in modo semplice e veloce, ottenendo riepiloghi dettagliati;
  • Pianificare ferie dei dipendenti: avendo un quadro sempre chiaro, definito e aggiornato;
  • Centralizzare tutte le informazioni del dipendente: tenendo i dati al sicuro e avendoli sempre disponibili, grazie a qualche semplice clic;
  • Automatizzare le principali attività: nessun controllo manuale per quanto riguarda la parte amministrativa (rilevazione presenze, gestione assenze, buste paga ecc.) e quella formativa (analisi performance, feedback, valutazioni ecc.);
  • Dipendente attivo: il dipendente stesso può modificare, aggiornare e rivedere i suoi dati, compresi i corsi di formazione frequentati; in questo modo si sentirà sempre partecipe dei processi aziendali. Questo coinvolgimento sarà utile per aumentare il livello di employee retention.

Un’organizzazione efficiente del lavoro e uno standard condiviso non possono che portare a un notevole risparmio di tempo, vantaggio altamente competitivo per un’azienda.

Tuttavia, riuscire a mettere da parte abitudini e strumenti utilizzati da anni, potrebbe non essere un percorso così facile e immediato. 

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