Come prendere decisioni attraverso le metriche del processo di selezione e migliorare il ritorno sull’investimento.
L’analisi del processo di selezione e di come misurare il recruitment (Recruiting Analytics) offre dati ed informazioni utili sull’efficacia di ogni processo di selezione del personale (attraction, selection ed onboarding).
La raccolta dei dati restituisce una fotografica precisa del tempo, dello sforzo e delle risorse spese per effettuare le diverse fasi di canalizzazione delle candidature. Queste metriche ci forniscono informazioni affidabili su quali processi e procedure siano valide e quali invece poco performanti, in modo da poter apportare miglioramenti o cambiamenti laddove si rendano necessari.
Le metriche del processo di recruitment sono strumenti quantitativi (KPI: Key Performance Indicators) utilizzate per misurare il recruitment, così da poter essere competitivi e rispondere alle esigenze del management. Non basta quindi fare riferimento alla metrica principale del Time to Hire, che misura unicamente il tempo che intercorre dall’apertura del progetto all’assunzione del candidato.
Occorre avere a disposizione altri dati a seconda delle priorità. Ecco, a seguire, un elenco di reportistica utile per misurare e valutare il processo di recruiting: metriche chiave che possono impattare considerevolmente nel proprio processo di selezione del personale.
Ecco le nostre 6 metriche + 1:
1. Time to Fill
E’ una metrica spesso coincidente con il Time to hire, dal quale si distingue in quanto dedicata alla sola valutazione del tempo necessario per allocare il candidato scelto: conteggia, quindi, il numero di giorni intercorsi da quando la richiesta di lavoro è stata aperta fino a quello in cui l’offerta è stata accettata dal candidato.
Tempistiche di time-to-fill elevate possono indicare un problema nel processo di reclutamento. Queste metriche possono aiutare i responsabili delle assunzioni a pianificare meglio il loro carico di lavoro, sapendo quando aspettarsi che la posizione verrà soddisfatta.
2. Source of Hire (Metrica dell’origine delle candidature)
Fondamentale per capire l’effettivo risultato della campagna di recruitment è la metrica del Source of Hire, che identifica la provenienza e l’origine delle candidature più performanti ed in linea (da job board, da career site, dai canali social, dal database interno al software ATS, o dalle email). Misurare il recruitment con questa metrica può avere importanti implicazioni sulla spesa pubblicitaria del lavoro del team HR perché indica da dove provengono le proprie migliori candidature. Avere reportistiche automatiche con un software ATS può automatizzare con precisione la fonte di acquisizione più redditizia, e cioè quella alla quale viene inviato il maggior numero di candidature valide. Una volta ottenuti risultati tangibili in questa fase del processo di selezione, il management sarà in grado di prendere decisioni di sourcing più efficienti.
3. Metriche degli annunci
Ogni progetto di selezione del personale parte dall’apertura di una campagna di recruiting su diverse piattaforme e job board. Misurare il recruitment anche con questa metrica aiuta l’HR a identificare:
- Quanti candidati hanno visualizzato l’annuncio di lavoro
- Il totale delle risposte all’annuncio stesso
- Le fonti o referral dell’origine delle candidature
- Performance o time to hire della singola selezione
Capita a volte che la ricerca dei candidati si areni o abbia poche visualizzazioni. La mancanza di informazioni sufficienti o di elementi che non valorizzano l’employer branding aziendale possono arrecare danno anche alla singola ricerca. Misurare il recruitment per migliorare anche questo fattore è oggigiorno indispensabile, ma facile se si dispone di un software ATS.
4. Aperture vs posto vacante completato
Ogni organizzazione che gestisca più progetti di posti vacanti dovrà essere sempre aggiornata su posizioni e stato di ogni singolo progetto. Questa metrica può essere misurata ogni mese, od ogni trimestre, insieme alla metrica del Time to Hire. I migliori talenti devono essere conquistati nel più breve tempo possibile: se si impiega troppo tempo nel concludere la fase di selezione del personale, l’azienda tenderà a perdere grandi occasioni, diventando inevitabilmente meno competitiva.
Con un software ATS i responsabili HR potranno valutare l’andamento generale dell’intero reparto Risorse Umane.
5. Il tasso di accettazione delle offerte di lavoro
La percentuale totale di offerte di lavoro presentate ai potenziali candidati, e da questi accettate, è il tasso di accettazione delle offerte. E’ un dato che può essere valutato e approfondito anche a seconda del tipo di posizione, della natura del settore e da altri aspetti come quello economico (certo non trascurabile). Il tasso di accettazione dell’offerta ideale dovrebbe essere molto alto, dall’80 all’ 85%. Gli HR potranno quindi determinare l’attrattività e la competitività delle proprie offerte di lavoro.
6. Tasso di chiusura dei progetti
E’ un report che può evidenziare quanti progetti di recruiting sono andati a buon fine, quali invece non hanno ottenuto numero e/o qualità sufficienti di candidature e quanti, per motivi al di là dell’iter interno di selezione (per esempio uno stop inaspettato nella fase di selezione da parte del cliente finale), hanno portato ad una conclusione negativa. Opzionale è la misurazione del recruitment suddivisa per responsabili e figure professionali che partecipano al processo di selezione:
- HR
- Commerciali
- Responsabili di area o manager
- Intervistatori
7. Cost per Hire
Il costo per assunzione (CPH) è una metrica importante, la cui formula è piuttosto semplice e si riferisce ad un determinato periodo di misurazione (mensile o annuale).
La formula è:
I costi e il numero di assunzioni si riferiscono entrambi ad un determinato periodo di misurazione (ad esempio mensile o annuale). I costi interni si riferiscono a “personale interno”, costi di capitale e organizzativi del reparto HR. I costi esterni si riferiscono a qualsiasi spesa sostenuta nel corso del recruiting come ad esempio la pubblicazione di annunci sui job board, software di tracciamento dei candidati, ecc.
Concludendo, misurare il recruiting attraverso un software ATS permette di tracciare automaticamente tutti i dati elencati in questo articolo e molto altro. La reportistica è spesso personalizzabile tenendo conto delle esigenze di ogni reparto HR e management.
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Marialuce Villa
19 febbraio 2018
